Perlego Book of the Month: Getting Things Done od Davida Allena

Getting Things Done (GTD) od Davida Allena je kniha o produktivitě, která nabízí komplexní a praktický systém pro řízení úkolů, projektů a závazků. Je široce považována za jednu z nejvlivnějších a nejtransformativnějších knih v oblasti osobní produktivity.

GTD je ve svém jádru jednoduchý a přímočarý systém pro zachycení, objasnění a uspořádání všech úkolů a závazků, které se vám dostanou do cesty. Ústředním předpokladem je, že náš mozek není navržen tak, aby uchovával a řídil všechny informace a úkoly, se kterými se denně setkáváme. Místo toho Allen tvrdí, že potřebujeme spolehlivý externí systém, který dokáže zachytit a zpracovat všechny tyto informace a uvolní naši mysl, abychom se mohli soustředit na práci.

Prvním krokem v systému GTD je zachycení všech úkolů, nápadů a závazků, které jsou aktuálně ve vaší hlavě nebo ve vašem okolí. To může zahrnovat vše od e-mailů a hlasových zpráv po rychlé poznámky a náhodné myšlenky. Cílem je dostat vše z vaší hlavy do spolehlivého systému, kterému můžete věřit.

Jakmile zachytíte všechny informace, dalším krokem je ujasnit si, co je třeba udělat. To zahrnuje kontrolu každé položky a určení, zda je použitelná nebo ne. Pokud je akceschopná, musíte se rozhodnout, jaká je další akce a zda ji lze provést za dvě minuty nebo méně. Pokud to nelze provést do dvou minut, je třeba to přidat do seznamu projektů nebo delegovat na někoho jiného.

Třetím krokem je uspořádání všech informací a úkolů, které jste zachytili. To zahrnuje vytváření seznamů dalších akcí, projektů a referenčních materiálů, které můžete použít ke sledování všeho. Systém GTD podporuje používání specifických seznamů pro různé typy úkolů, jako je seznam „Další akce“ pro úkoly, které lze dokončit okamžitě, a seznam „Někdy/Možná“ pro úkoly, které nelze okamžitě provést, ale mohou být důležité v budoucnost.

Posledním krokem v systému GTD je pravidelná kontrola a aktualizace vašich seznamů. To zahrnuje kontrolu vašich projektů a dalších akcí na týdenní bázi, abyste se ujistili, že děláte pokrok a zůstanete na správné cestě. Zahrnuje také pravidelnou kontrolu celého vašeho systému, abyste se ujistili, že funguje efektivně a že zachycujete všechny informace a úkoly, které potřebujete.

Jednou z klíčových předností systému GTD je jeho přizpůsobivost. Systém lze používat v široké škále kontextů, od osobních po profesionální, a lze jej přizpůsobit tak, aby vyhovoval potřebám každého jednotlivého uživatele. Systém je také dostatečně flexibilní, aby vyhovoval různým typům nástrojů a technologií, jako jsou papírové systémy, digitální nástroje nebo kombinace obou.